Miten johtaja voi kehittää neuvottelutaitojaan ja solmia parempia sopimuksia?

”Artikkeli on julkaistu liiketoiminnan johtamisen käsikirjassa Bonnier Pro” (bonnierpro.fi)

Johtajalle neuvottelutaito on yksi tärkeimmistä kyvyistä. Sitä tarvitaan kaikilla johtamisen tasoilla, mutta etenkin silloin, kun johtaja hankkii yritykselle uusia asiakkaita ja kumppaneita.

Liikkeenjohdon valmennusyrityksen Completo Consulting Oy:n toimitusjohtaja Satu Welling on pitkään valmentanut yritysjohtajia parantamaan neuvottelutaitojaan yrityksen kehittämällä winwin-konseptilla. Neuvottelutaidot nousevat yhä kysytyimpien valmennusten joukkoon.

Pientenkin yritysten johtajien kannattaa harjoitella neuvottelutaitoja, koska niiden avulla voi päästä sopimuksiin isojen, kansainvälisten yritysten kanssa.

• Neuvotteluvoima rakentuu siitä, miten hyvin onnistuu perustelemaan itsensä toiselle hyvänä kumppanina. Pienen yrityksen pitää rakentaa tämä asema, että yritys pääsee neuvottelemaan sille tärkeiden ihmisten kanssa, Welling sanoo.

Hyvät neuvottelutaidot auttavat johtajia rakentamaan asiakkuuksiaan strategisesti. Avainasemassa on taito osata keskustella, johtaa neuvottelua kysymällä, herättää vuoropuhelua, perustella näkemyksiä, kertoa monisanaisesti yrityksen ja sen palveluiden hyödyistä.

Siksi valmennuksissa mietitään, miten johtaja oppii sanoittamaan yrityksen vahvuuksia ja viemään neuvotteluja tavoitteidensa mukaisesti eteenpäin niin, että toinen osapuoli kokee voittavansa sopimuksen solmittuaan.

Suunnittele strategia neuvotteluille

Ennen neuvotteluja rakennetaan usein neuvottelusuunnitelma, joka perustuu yrityksen strategiaan. Sen perusteella pohditaan, minkälainen kumppanimme on meille nyt ja minkälaisen yritys haluaa siitä kehittää.

Kun strateginen neuvottelusuunnitelma on tehty, antaa se vahvan pohjan neuvotteluille ja ymmärrykselle, minkälaista kumppanuutta yritys haluaa rakentaa.

Yhteinen suunnitelma antaa suunnan tiimeille, joissa neuvottelijoita voi olla useita.

Usein pk-yrityksen neuvottelutiimi voi koostua talous-, kehitys-, toimitus- ja tuotantojohtajasta, ja se voi neuvotella isommasta kokonaisuudesta asiakkaan tai mahdollisen tulevan asiakkaan kanssa.

Hyvillä neuvottelutaidoilla johtaja oppii rakentamaan asiakkuuksia strategisesti. Hän osaa perustella, miksi yritys on hyvä strateginen kumppani ja miksi siltä kannattaa ostaa.

Mieti neuvottelutavoitteita sopimuksen eri kohtiin

Keskeisiä kysymyksiä neuvotteluiden kannalta ovat: Miten yritys asettaa hyviä neuvottelutavoitteita ja miten niitä kannattaa asettaa?

Satu Wellingin mukaan liian usein neuvotteluihin mennään yhdellä ehdotuksella, jossa on vain hiukan liikkumavaraa.

• Neuvottelutavoitteista voidaan rakentaa kolmiportainen malli, jossa asetetaan maksimi, optimi ja minimi. Nämä tavoitteet pitää osata perustella ja sanoittaa. Jos vaadimme jotakin, pitää miettiä, miksi se olisi hyvä toisen osapuolen näkökulmasta.

Erilaisia tavoitteita pitäisi voida rakentaa samalla tavalla sopimuksen eri kohtiin.

• Jos asiakas haluaa miettiä kaikki kaupan sopimusehdot neuvotteluissa, pitäisi kaikkiin kohtiin miettiä vaihtoehdot eli minimi-, maksimi- ja optimitavoitteet. Myyntineuvottelijan täytyy saada ostajat ajattelemaan, että tämä on mahtava tilaisuus heille palvella asiakkaitaan paremmin. Hänen pitää kertoa tarjouksen edut ja vastapuolen hyödyt ehdotuksesta.

Opettele sanoittamaan yrityksesi vahvuudet

Argumentointitaitoja kehittäessä kannattaa pohtia sanoja, sillä sanavarastoa tarvitaan runsaasti, olipa kieli mikä tahansa.

Satu Wellingin mielestä tämä on tärkeää siksi, että päätökset tapahtuvat ihmisten välisessä vuoropuhelussa, eikä faktojen kautta.

• Johtajan pitää osata vetää tämä vuoropuhelu, taitavasti, vahvasti ja tilannetajuisesti.

Hyvä neuvottelija osaa kysyä hyviä, johdattelevia kysymyksiä, jotka vievät vuoropuhelua eteenpäin. Kysymykset johtavat dialogiin, jonka avulla edetään kohti päätöksiä.

• Joskus tarvitaan jopa verbaaliakrobatiaa. Meidän pitää osata kuvata palveluitamme ihan toisella tasolla kuin vain kertoa faktat, hyötysuhde ja kustannukset. Meidän pitää osata sanoittaa, mikä on hyvää ja hyödyllistä vastapuolelle.

Satu Wellingin vetämissä harjoituksissa käsikirjoitetaan neuvottelut niin, että neuvottelija osaa kuljettaa dialogia. Tavoitteena on, että neuvottelija saa parannettua verbaalisia taitojaan neuvotteluiden sanoittamiseksi.

Puhetaidolla on erilainen merkitys eri kulttuureissa. Welling tuntee hyvin Italian kulttuuria, sillä Completolla on siellä tytäryritys. Kansainvälisessä ympäristössä ei ole hyvä jäädä tuppisuuksi, varsinkaan kulttuurissa, jossa puhetta on totuttu pitämään yllä jatkuvasti.

• Italiassa ajatellaan toisinpäin kuin Suomessa –”Puhuminen on kultaa ja vaikeneminen hopeaa.” Siksi ajattelen, että suomalaisilta puuttuu taitoja käydä hyvää, laadullista dialogia, johtaa ja johdatella neuvotteluja eteenpäin. Ne ovat lopulta vain taitoja, joita kaikki voivat harjoitella.

Ole tietoinen erilaisista neuvottelutaktiikoista

Suomalainen mielellään puhuu numeroista ja faktoista, eikä välttämättä muista, että neuvotteluosapuolen taktiikka voi olla hyvin toisenlainen. Siksi on hyvä olla tietoinen erilaisista neuvottelutaktiikoista.

• Kansainvälisiin neuvotteluihin kuuluu, että käytetään jonkinlaisia taktiikoita, mutta suomalaiset voivat jäädä jalkoihin tai heitä voidaan keskusteluissa jopa viedä, koska pelaavat liian suoraan ja avoimilla korteilla. Suomalaisilla ei usein ole aavistustakaan neuvotteluosapuolen toisenlaisesta taktiikasta, Satu Welling sanoo.

Suomalaisissa yrityksissä korostetaan avoimuutta, rehellisyyttä ja tasa-arvoa ja näitä arvoja edellytetään myös johtajilta. Vaikka nämä arvot ovat hyviä, neuvotteluosapuoli ei välttämättä tunne niitä.

• Kun suomalainen, alansa huippua oleva projekti-insinööri, menee neuvottelemaan ulkomaille näillä samoilla arvoilla, voi hän hämmästyä. Vastassa voikin olla kova luu, jota hän ei ole ollenkaan miettinyt. Vastassa voi olla erilaista peliä, tietoja voidaan salata tai asioita jarruttaa. Neuvotteluosapuoli saattaa myös tavoitella vain omaa etuaan. Pitää ymmärtää kumppaniyrityksen toimintaympäristö ja siellä käytettävät taktiikat.

Wellingin koulutuksiin on tullut myös johtajia, jotka kertovat, että neuvottelut ajautuvat usein pattitilanteeseen.

• Hyvä neuvottelija ei aja keskustelua pattitilanteeseen, sillä juuri se on heikkoa neuvottelutaitoa. Jos neuvotteluissa ilmenee joku arvoristiriita, ei siitä kannata lähteä vääntämään, koska neuvotteluista tulee jännitteiset. Kun tunteet nousevat neuvotteluissa, on tilanne vaarallinen, koska silloin ne saattavat mennä mönkään. Jos jännitteet nousevat, pitää ne onnistua purkamaan.

Tutki erilaisia käyttäytymismalleja

Satu Welling käyttää neuvottelutaitojen kehittämisessä DISC-työkalua, jonka avulla voi oppia tunnistamaan käyttäytymismalleja. Työkalun avulla voi oppia ymmärtämään toisten kommunikaatiotyylejä ja erilaista kieltä.

Työkalun avulla voidaan miettiä, onko toinen henkilö nopea- vai hidastempoinen, ottaako hän tilaa vai antaako hän sitä, onko hän ihmiskeskeinen vai asiakeskeinen. Erilaiset temperamentit kertovat siitä, miten henkilö asioita sanoittaa.

• Työkalun avulla voi oppia ymmärtämään toisen osapuolen logiikkaa. Kysymme, miten neuvotteluja viedään eteenpäin niin, että neuvotteluosapuolen mielestä neuvottelut sujuvat hyvin. Voidaan tarkastella, mitä neuvotteluosapuoli tarvitsee neuvottelun aikana niin, että päästään päätöksentekoon.

DISC-työkalun avulla voi tarkastella myös erilaisia päätöksentekomalleja.

• Mietimme, miten eri tyylisiä ihmisiä ohjataan kohti päätöstä. Tämä on tärkeää, sillä neuvottelu on epäonnistunut, jos päätöstä ei tule. Seuraava kierros on aina vaikeampi.

Neuvottelijan muistilista

• Perustele, miksi yritys on hyvä kumppani toiselle.
• Ole tietoinen erilaisista neuvottelutaktiikoista ja erilaisista kulttuuriarvoista.
• Johda neuvottelua kysymällä hyviä ja johdattelevia kysymyksiä
• Puhu muustakin kuin faktoista ja numeroista.
• Kerro palvelujesi hyödyistä ja kumppanuuden eduista toiselle osapuolelle.
• Kuvaa palvelujesi hyödyt loppuasiakkaalle.
• Tiedä, kenen kanssa neuvottelet.
• Neuvotteluja johdetaan hyvin kysymyksin pikemminkin kuin kertomalla, koska kysymykset johtavat vuoropuheluun ja päätöksiin.
• Johdata neuvottelut pisteeseen, jossa voidaan tehdä päätös.
• Ole ainakin tietoinen erilaisista käyttäytymismalleista ja niiden vaikutuksesta neuvotteluihin.
• Osaa purkaa jännitteitä, älä aja neuvotteluita pattitilanteeseen.