Hyvä, paha palaveri!

Yhä useammin erilaisten valmennusten aikana kuulen syviä huokaisuja ja turhautumista tihkuvia kommentteja siitä, kuinka erilaiset palaverit ja kokoukset vievät puolet tai jopa valtaosan työajasta. Ne niin sanotut varsinaiset työt on tehtävä aikaisin aamulla tai myöhään iltapäivällä, monesti jopa ilta-aikaan ja viikonloppuisin. Jos keskustelulle palaverikäytännöistä annetaan tilaa, alkavat tunteet nopeasti kuumentua jopa tavallisesti maltillisilla ja harkitsevaisilla ihmisillä – äänensävy kiihtyy.

”Aivan liikaa palavereita, niitä ilmestyy kalenteriin riippumatta siitä, mitä sinne olen itse varannut, kylmästi vaan buukataan siihen päälle”, kuuluu salin keskipaikkeilta. ”Kolme palaveria päällekkäin, mihin näistä minun olisi tärkeintä mennä, kuuluvatko nämä asiat edes minulle?”

Verenpaine nousee jo pelkästä keskustelusta palavereiden tärkeydestä tai turhuudesta. Kaikilla on kiire ja kun paineet kasaantuvat, ei kokouksen koollekutsujalla aina ole aikaa tehdä agendaa ja lähettää sitä etukäteen osallistujille. Keitä olisi oikeasti tärkeä kutsua mukaan? Mikä on kokouksen luonne ja tarkoitus? Päätöksenteko? Info? Ehkä ideapalaveri?

Kokouksissa istuu usein monia ihmisiä, jotka eivät välttämättä tiedä, mikä heidän roolinsa kyseisessä tilaisuudessa on. Sinne tullaan varmuuden vuoksi, kun on kutsuttu. ”Otanpa läppärin mukaan ja teen hommia siinä samalla, kun kuuntelen, onko täällä jotain järkevää ja tarpeellista minulle”, kuuluu ääneen ajattelu.

HÄLYTYS! Miksi tämä ei ole hyvä ajatus? Me ihmiset olemme optimistisia ja se on tietysti hyvä asia. Mutta optimistisuus siinä, että pystyisimme tehokkaasti kokouksessa kuuntelemaan muita ihmisiä ja samalla lukemaan jotain läppäriltämme, ehkä kirjoittamaankin jotain siihen ja vieläpä ajattelemaan ratkaisuja johonkin asiaan, on liian toiveikasta ajattelua.

Aivotutkijat heittävät pöytään kovaa faktaa: on tieteellisesti todistettu, että emme pysty kuuntelemaan, lukemaan ja ajattelemaan kahta erillistä asiaa yhtä aikaa. Jopa yksi muutaman sekunnin vilkaisu puhelimeen saa aivomme hukkaamaan jopa 80 % siitä, mitä ihmiset ympärillämme puhuvat.  Niinpä kun yritämme säästää aikaa ja olla tehokkaita, emme itse asiassa onnistu keskittämään ajatuksiamme tehokkaasti mihinkään näistä asioista ja turhautuminen kokoukseen ja stressin tunne työmme määrästä ja aikatauluista nousee.

Kuulostaako tutulta?

Ei hätää. Voimme valmennuksen voimalla tarkastaa palaverikäytäntöjen toimintamalleja ja lähteä yhdessä muokkaamaan palaverikulttuuristanne toimivampaa! Mietitään organisaatiollenne yhteisiä pelisääntöjä ja palaverietiikkaa. Katsotaan miten palaverille saadaan selkeä eteneminen ja tavoitteellisuus, asiat käsitellään tehokkaasti ja ihmiset osallisuvat aktiivisesti. Oletteko valmiita muuttamaan toimintatapojanne?

Ajattele, jos huomenna ei enää tarvitsisi huokaista turhista palavereista, jotka syövät työaikaa.