Esimiestyö kulminoituu esimiehen viestintään

Eräs organisaatio halusi tukea uutta strategiaansa ja aloitti samalla koko organisaation sisäisen rakenteen ja toimintatapojen muutokset. Sain mahdollisuuden olla mukana tässä isossa hankkeessa. Tavoitteena tässä kaikessa oli kilpailukyvyn nostaminen. Yhtenä erillisenä osana huomioimme mm. päätöksenteon prosessit. Ne olivat eri portaissa hitaita ja byrokraattisia ja jäivät usein uusien asioiden jalkoihin.

Päätöksentekoon tarvittiin enemmän nopeutta ja ketteryyttä, joka synnyttäisi ihmisten kesken proaktiivista toimintaa ja tukisi esimiesten muutosjohtamista kohti oivaltavampaa ja asiantuntijoiden osaamista hyödyttävämpää toimintaan. Tulos tästä päätöksenteon muutoksista oli, että asiakastyytyväisyys nousi ja aikaisemmin harmina ollut asiakkaiden menettäminen loppui.

Esimiesviestinnän haasteita

Miten tämä nyt liittyy esimiestyöhön ja ennen kaikkea esimiesviestintään?

Projektin aikana huomattiin, että onnistumisen yksi suurimmista kulmakivistä oli esimiesten rooli muutoksessa ja ennen kaikkea heidän tapansa viestiä. He olivat tottuneet siihen, että viestintätarpeen tyydyttivät kvartaalittaiset osastokokoukset, joissa esimiehet tiedottivat. Lisäksi esimiesten oli pakko sähköpostijohtamisen sijasta aloittaa keskustelut kasvokkain, jotta uuden toimintamallin jalkauttaminen onnistuisi.

Minulla onkin tapana sanoa, että sähköpostilla voi informoida mutta ei johtaa. Tässä yrityksessä käsiteltävät ja päätettävät asiat jäivät heillä pyörimään, itse asiassa kahteen paikkaan, johtoryhmään ja alinpaan portaaseen eli asiakaspalveluun. Johdon viestit eivät kulkeneet alas, eivätkä asiakkuuksia hoitavat ihmiset saaneet kerrottua hätäänsä ylöspäin. Ongelmia ei saatu ratkaistua, kun viestintäkanavat olivat poikki.

Kriittisin taito on esimiehen kommunikointitaito

Alussa esimiehet olivat uuden toimintatavan edessä hämmentyneitä. Heille oli haastavaa miettiä, kuinka ja miten kasvokkain kommunikoidaan. He miettivät, mitä heidän pitää ihmisille sanoa, jotta uusi toimintamalli jalkautuisi onnistuneesti ja kaikki ongelmat saadaan ratkottua yhdessä. Mikä tarkoitti ns. ketterä viestintä ja mitä työkaluja pitäisi hyödyntää ja miten?

Näin suuri muutos ei onnistu ilman valmennusta, harjoittelua, reflektointia ja pitkäkestoista, oman tekemisen tietoista kehittämistä. Suurin ilonaiheeni oli, että kaikki esimiehet olivat innostuneena mukana ja onnistunutta muutosta tukivat hyvin tehdyt suunnitelmat ja sisällöt.

Viestinnän jatkuva kehittäminen

Hyvät viestintätaidot omaava esimies käyttää joustavasti viestintävälineitä tavalla jotka ovat tarkoituksenmukaisia. Ajanhallinnan näkökulmasta asiaa katsoen, totean, että muutosviestinnän aikana 70% esimiehen työajasta pitäisi kulua kasvokkain palaverointiin tai keskusteluun.

Muista välineitä voisivat olla edelleen sähköposti tiedottamiseen, mutta myös chat, intra, team room, yammer tai muut yrityksen käytössä olevat välineet.

One to one keskustelut esimerkiksi viikkotasolla, tai viikoittainen puhelinupdate missä mennään. ”Kerro minulle mikä onnistuu mikä ei, niin voin raivata esteet tieltäsi.” Tai ”Nyt mennään hyvin tavoitettasi kohti, mitä tarvitset, jotta onnistut?”

Tärkeitä ovat myös tiimipalaverit, erilaiset idea – ja palautepalaverit, joissa agendat ovat erilaisia. Palaverit ovat etukäteen hyvin valmisteltuja (kaikki valmistautuvat) hyvin vedettyjä, osallistavia ja niissä sovitaan selvät askelmerkit. Palaverin tärkein työkalu on kirkkaan tavoitteen lisäksi keskustelu, jossa kaikki osallistuvat ja joka johtaa yhteiseen näkemykseen ja päätöksiin.

Esimies fasilitoi keskustelua ja ohjaa sitä. Hän kysyy kysymyksiä, jotka vievät haluttuja asioita eteenpäin, ohjaa ottamaan kantaa ja kaivaa asiantuntijuutta osaajistaan. Hän rohkaisee jokaista ilmaisemaan ajatuksiaan ja toiveitaan.

Kommunikointitaito ei ole synnynnäinen kyky. Se taito, jonka jokainen voi opetella. Hyvät esimiestaidot sisältävät vahvat vuorovaikutustaidot ja vahvistavat yritysten haluttua tulosta. Siksi näihin taitoihin kannattaa panostaa; yrityksen ja esimiehen.